Как составить отчеты по стопам. Как правильно написать отчет

Отчет о проделанной работе позволит руководителю оценить качество и скорость работы секретаря. В статье - образцы отчетов о проделанной работе. используйте пошаговую инструкцию, чтобы грамотно составить отчет.

Из статьи вы узнаете:

Зачем нужен отчет о проделанной работе

Руководитель ставит задачу, сотрудник ее выполняет - в этом суть трудового процесса. Факт выполнения задачи фиксируется в форме отчета о проделанной работе. Каждый сотрудник периодически составляет такой документ. Частота предоставления отчетов и их форма зависят от внутренних правил компании.

Кому и зачем нужен отчет о проделанной работе?

Он нужен руководителю. Этот документ позволяет оценить качество и скорость выполнения задачи сотрудником. Отчетные документы всех работников дают возможность составить общую картину работы компании и облегчают тактическое и стратегическое планирование.

Отчет нужен самому работнику. Во-первых, грамотно составленный итоговый документ помогает выгодно представить руководству результаты своего труда. Во-вторых, отчет - полезный инструмент самоконтроля. В конце отчетного периода вы видите свои успехи и неудачи. Это укажет вам направления, по которым нужно развиваться.

Отчет о финансовых затратах (фрагмент)

Что писать в отчете о проделанной работе

Единого стандартного образца отчета о проделанной работе не существует. Документ составляется в свободной форме. Она зависит от характера выполненных задач.

Недостаток свободной формы заключается в том, что многие работники не знают, как написать отчет о проделанной работе. Этому не учат в школе и редко учат в вузе. Сотрудник не получит адекватной оценки своей работы, если не владеет навыками грамотного составления отчета.

Нельзя заставить писать сотрудников правдивые отчеты, но можно научить их грамотно преподносить свои успехи и достижения. В составлении отчетного документа нет никаких сложностей. Нужно избегать ошибок, которые допускают многие.

Рассмотрим образец неправильно составленного отчета о проделанной работе за неделю и разберем типичные ошибки.

Неудачный вариант

Было выполнено следующее:

составлены письма в налоговую и трудовую инспекцию;

осуществлена подготовка к совещанию с представителями ООО «HR-консалтинг» (разосланы приглашения, произведен сбор необходимых материалов, подготовлен проект повестки совещания);

составлены ответы на запросы трудовой инспекции и ряда клиентов;

принято участие в конференции по проблемам оптимизации использования рабочего времени.

Дата составления 27.04.218.
Подпись: Петрова А.С.

После знакомства с таким документом у руководителя сложится впечатление, что секретарь мало загружен работой. Кроме того, текст плохо читается.

Структура отчета

Главной ошибкой рассмотренного документа является отсутствие четкой структуры. Какие элементы отсутствуют?

Перечень задач, которые были поставлены на исполнение.
Конкретизация выполненных задач.
Анализ проделанной работы.
Планы на следующий отчетный период.
Предложения.

Набор элементов структуры зависит от продолжительности отчетного периода. Отчет о проделанной работе за день или неделю не обязательно должен содержать анализ и предложения, однако в ежемесячном отчете о проделанной работе или в годовом отчетном документе эти элементы должны быть.

Подходящий вариант

Рассмотрим пример того, как нужно было составить отчет о проделанной работе.

Отчет о проделанной работе за неделю: образец

Кому: руководителю ООО «Коммуникативные технологии» Смирнову Ю.П.
От секретаря ООО «Коммуникативные технологии» Петровой А.С.
Вид документа: отчет о проделанной работе за период с 23.04.2018 по 27.04.2018

На отчетную неделю передо мной стояли следующие задачи:

подготовить письма: в налоговую инспекцию об уточнении налогового платежа и в трудовую инспекцию по жалобе Смирнова П.П.;

подготовить информационное обеспечение совещания с ООО «HR-консалтинг», разослать приглашения участникам, подготовить проект программы совещания;

принять участие в конференции по проблемам оптимизации использования рабочего времени, подготовить вопросы и предложения.

Все поставленные задачи были выполнены, а именно:

письма в налоговую и трудовую инспекцию подготовлены и отправлены;

информационные материалы к совещанию с ООО «HR-консалтинг» подготовлены, приглашения разосланы, проект программы совещания составлен.

было принято участие в конференции, служебная записка с предложениями прилагается к отчету.

Кроме того, была проведена работа со входящей документацией, а именно:

подготовлено и отправлено два ответа на запросы трудовой инспекции;

даны ответы на письменные обращения гр. Семенова А.А., Кузнецова В.Н. и Москаленко Р.А.

На период с 30.04.2018 по 05.05.2018 запланировано участие в тренинге для секретарей «Основы тайм-менеджмента и самоорганизации», посвященного основам календарного планирования в работе секретаря.

Дата составления 27.04.218.
Подпись: Петрова А.С.

Оформление отчета

Если нет иных требований, отчет о проделанной работе оформляется согласно ГОСТу 7.32-2001. ГОСТ регламентирует базовые требования к оформлению отчетного документа. В нем содержатся стандарты, определяющие способ форматирования, тип и кегль шрифта, интервалы, размер полей и т. д. Эксперт журнала "Справочник секретаря" расскажет, как создать отчет с помощью сервиса Sway

Какие могут быть требования к написанию?

Поскольку унифицированных требований к составлению отчетного документа не существует, то все требования к написанию связаны с тем, чтобы улучшить восприятие текста и повысить его читабельность. Для этого:

используйте в одном абзаце не более 5 предложений;
чередуйте длинные и короткие предложения;
разбейте текст таким образом, чтобы таблица или график не занимали всю страницу;
оставляйте место для комментариев к таблицами и графикам;
если отчет объемный, то в конце сделайте вывод.

Отчет о проделанной работе иногда составляют в форме таблицы:

Рис. 1. Таблица отчета о проделанной работе: образец

Как написать отчет: пошаговая инструкция

Составьте черновой план документа. Отчет за короткий период не должен занимать более 1–2 страниц. Если вы отчитываетесь регулярно, подготовьте электронный шаблон документа для каждого случая:

образец ежедневного отчета о проделанной работе;

образец еженедельного отчета о проделанной работе;

образец отчета о проделанной работе за месяц и т. д.

В шаблон вы просто будете заносить актуальные данные и распечатывать его.

Составьте перечень поставленных задач. Если задач много, сгруппируйте их в смысловые блоки.

Перечислите инструменты и ресурсы, которые были использованы в ходе выполнения заданий (дополнительная рабочая сила, финансовые затраты, командировки, материалы и т. д.)

Представьте результаты работы. Опишите, насколько они соответствуют поставленным задачам. Если задача не выполнена, объясните причину. Дайте свою оценку ситуации. Сделайте выводы.

Сформулируйте цели и задачи на следующий отчетный период.

Вставьте в текст таблицы, графики и диаграммы. Часто руководитель бегло просматривает отчетный документ. Постарайтесь сделать так, чтобы таблица или график давали возможность оценить вашу работу.

Внимательно перечитайте текст, следите за грамотностью и стилем. Ключевые факты выделите жирным шрифтом или курсивом. Подготовьте электронный вариант документа и вариант для распечатки. Если вам потребуется отчитаться устно или в форме презентации, заранее подготовьте краткий вариант текста, включив в него самые важные пункты.

Отчет о проделанной работе помогает руководителю оценить качество и скорость выполнения задач сотрудником, а самому сотруднику - увидеть свои успехи и неудачи. Документ составляется в свободной форме, однако есть базовая структура отчета, которую рекомендуем соблюдать: перечень поставленных задач, результаты работы, анализ, предложения и вывод.

Отчет о проделанной работе
представителя интересов Российской Федерации в органах управления открытого акционерного общества «НАИФИ»

Открытое акционерное общество «Научно-исследовательский ордена Трудового Красного Знамени фотоинститут» (сокращенное наименование - ОАО «НАИФИ») образовано путем реорганизации в форме преобразования Федерального государственного унитарного предприятия «Научно-исследовательский ордена Трудового Красного Знамени фотоинститут». ОАО «НАИФИ» зарегистрировано 29 марта 2009 года Межрайонной инспекцией Федеральной налоговой службы № 46 по г. Москве, за основным государственным регистрационным номером - 109774263985367. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица серии 77 № 04919010504, выдано 29 марта 2009 года Межрайонной инспекцией Федеральной налоговой службы № 46 по г. Москве. ОАО «НАИФИ» имеет следующий юридический и почтовый адрес: 195161, г. Москва, Ашинский проспект, дом № 237, контактные телефоны: ____________ , факс __________, адрес электронной почты: ____________ . Основной вид деятельности - научно-исследовательский. С момента государственной регистрации ОАО «НАИФИ» виды деятельности не менялись, уставной капитал не изменялся.

Деятельность Общества в 2010 году осуществлялась в соответствии с Федеральным законом РФ от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», другими нормативно-правовыми документами, Распоряжением Федерального агентства по управлению государственным имуществом от 30 июня 2010 года № 1918-р «О решениях годового общего собрания акционеров открытого акционерного общества «Научно-исследовательский ордена Трудового Красного Знамени фотоинститут»», иными распоряжениями Росимущества. Обязательный ежегодный аудит ОАО «НАИФИ» по итогам 2010 года осуществляло ООО Фирма «ТИГА».

Уставной капитал Общества составляет 28 976 000 (двадцать восемь миллионов девятьсот семьдесят шесть тысяч) рублей и состоит из 289760 (двухсот восьмидесяти девяти тысяч семисот шестидесяти) именных обыкновенных бездокументарных акций номинальной стоимостью 100 (сто) рублей каждая. Владельцем 100% обыкновенных бездокументарных акций Общества является Российская Федерация в лице Федерального агентства по управлению государственным имуществом, в связи с чем у Российской Федерации есть специальное право на участие в управлении Обществом, право - «золотой акции». Размер уставного капитала Общества соответствует требованиям ст. 26 Федерального закона «Об акционерных обществах» и превышает тысячекратную сумму минимального размера оплаты труда, установленного Федеральным законом на дату регистрации Общества.
Выпуск акций не зарегистрирован в связи с тем, что при регистрации в уставных документах ОАО «НАИФИ» выявлены технические ошибки, которые послужили основанием для отказа в государственной регистрации выпуска акций. Для устранения данных технических ошибок в настоящее время подано заявление в Арбитражный суд г. Москвы. Привилегированных акций у Общества нет.

В отчетном периоде ОАО «НАИФИ» инвестиций, в том числе направленных на строительство объектов социально-культурного и коммунально-бытового назначения не осуществляло.

Структурных изменений в номенклатуре оказываемых Обществом услуг, а также в долях рынков услуг, которые имеет акционерное общество в 2010 году не произошло.

В 2010 году годовое общее собрание акционеров проведено 30 июня 2010 года. Повестка дня: - утверждение годового отчета, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчета о прибылях и убытках ОАО «НАИФИ» за 2009 год; утверждение распределения чистой прибыли; - избрание совета директоров Общества; - избрание ревизионной комиссии Общества; - утверждение аудитора ОАО «НАИФИ» не производилось. Решение годового общего собрания акционеров открытого акционерного общества «Научно-исследовательский ордена Трудового Красного Знамени фотоинститут» за 2009 год оформлено Распоряжением Федерального агентства по управлению федеральным имуществом от 23 июня 2010 года № 1918-р «О решениях годового общего собрания акционеров открытого акционерного общества «Научно-исследовательский ордена Трудового Красного Знамени фотоинститут»». В соответствии с Решением годового общего собрания акционеров, чистая прибыль в размере 321200 рублей, оставшаяся в распоряжении Общества, была использована следующим образом:

Часть 1

Правила подачи информации

Определите цель отчета. Еженедельные отчеты могут являться частью рабочих обязанностей, но желание сохранить работу не должно становиться конечной целью отчета. Определите функции, которые призван выполнять еженедельный отчет, чтобы отражать в нем значимую информацию и задействовать наиболее эффективную структуру.
Определите целевую аудиторию. Невозможно составить грамотный отчет, если не знать, кому он будет предназначен и для какой цели. Только так можно понять, какая информация представляет наибольшую ценность.
- Представление об аудитории позволяет грамотно организовать структуру отчета и использовать самые подходящие слова. Например, отчет для учащихся начальной школы будет совершенно не похож на текст, предназначенный для руководителей крупной корпорации.
- Также важно понимать, какие моменты уже известны потенциальному читателю, а какие вопросы необходимо прояснить или предоставить дополнительные источники. Например, создавая отчет по правовым вопросам, который предназначен для коллегии адвокатов, вам совершенно не нужно предоставлять подробное пояснение действующих законов. С другой стороны, такие пояснения необходимы, если отчет предназначен для руководителей без юридического образования.
- Если отчет составляется в связи со стажировкой, исследованием или другим аспектом обучения, то важно понимать, что ваша аудитория - это не профессор или научный руководитель, даже если в конце они соберут работы. Сосредоточьтесь на сути проекта и конкретной области знаний, чтобы понять своего читателя.
Располагайте информацию в порядке важности. Несмотря на лаконичный характер отчетов, ваш документ могут читать не полностью. По этой причине следует располагать самые важные данные с итогами и выводами в начале текста.
- Например, если необходимо сравнить и сопоставить три разных торговых марки оборудования и порекомендовать оптимальный вариант, то начинайте с итогов, а затем поясните свой выбор.
- Как правило, первая страница отчета представляет собой краткий обзор результатов, выводов и рекомендаций. Подробные пояснения должны содержаться в основном тексте документа, чтобы в случае необходимости читатели могли понять причины таких выводов.
Осознайте типичную "судьбу" отчета. В большинстве случаев еженедельные отчеты необходимы для учета и делопроизводства, поэтому они просто подшиваются и попадают в архив. Лучше сразу осознать, что отчеты крайне редко читают от начала и до конца.
- Данный факт не является поводом лениться или сдавать работу ненадлежащего качества. Ваши отчеты становятся отражением вашей трудовой этики и личных качеств. Слабый отчет наверняка заметят, поэтому слова "Я знал, что вы не будете его читать" не станут достойным оправданием.
- Весь отчет должен быть качественным и грамотным, но особое внимание следует уделить таким элементам текста, которые читают наиболее часто. К ним обычно относятся краткое содержание и выводы или рекомендации. Уделите им особое внимание.
- Важно понимать, что работодатель может не прочитать отчет вовсе не потому, что ему нет дела или отчет не нужен. Высокопоставленные руководители всегда крайне заняты, поэтому способны выделять существенную информацию, которая позволяет эффективно принимать решения. Такие лица не станут читать весь отчет, если в этом нет необходимости, но они всегда могут вернуться к нему позже.
Часть 2
Структура отчета
1. Попросите образец. Во многих компаниях принят стандартный формат еженедельного отчета, а менеджеры и руководство привыкают получать информацию в определенном виде. Иной формат отчета может стать причиной путаницы.
  - Будьте особо внимательны с отчетами о продажах. Менеджеры привыкают к структуре отчетов и могут найти необходимую информацию по одному взгляду на страницу. Если отойти от принятого формата, то отчет станет практически бесполезным, ведь менеджеру придется перечитать весь текст, чтобы найти необходимые сведения.
  - Обратитесь к секретарю и попросите предоставить вам образец, чтобы не изобретать велосипед заново. Обычно в компании используется шаблон документа со всеми параметрами, включая поля, шрифты, стили таблиц и абзацев.
2. Учитывайте метод подачи отчета. Печатный документ или электронное приложение оформляют совершенно иначе, нежели отчет, который подается в тексте электронного письма.
  - Например, если отчет подается в виде вложения к электронному письму, то краткое содержание следует включить в тело письма. Тогда читателю не придется открывать вложение, чтобы понять основную идею.
  - Для печатного отчета обычно необходимо подготовить сопроводительное письмо или титульный лист, чтобы отчет можно было правильно идентифицировать и подшить.
  - Вне зависимости от способа подачи отчета важно указать свою фамилию на каждой странице и пронумеровать их в формате "X из Y". Страницы могут легко разделиться, поэтому важно знать, на скольких страницах написан отчет и кто автор документа.
  - Всю необходимую информацию можно указать в верхнем колонтитуле. Например, напечатайте в нем: "Отчет о продажах Петра Иванова, неделя 32, страница 3 из 7".
3. Приложите краткое содержание. Краткое содержание отчета обычно умещается в пару абзацев, а каждый раздел передается одним-двумя предложениями. Суть в том, что зачастую руководителю достаточно прочитать лишь краткое содержание, чтобы принять необходимое решение, если ваши выводы совпадают с его предположениями по данному вопросу.
  - Важно, чтобы краткое содержание было написано четким, доступным и лаконичным языком. Не используйте жаргонизмы и специальные термины, которые требуют пояснений, даже если читатель хорошо разбирается в отраслевой терминологии.
  - Краткое содержание составляется после завершения остальных элементов отчета. Невозможно кратко резюмировать абзацы, которые еще не написаны, даже при наличии подробного плана. Во время работы многое может измениться.
4. Продумайте структуру абзацев и разделов. Определитесь с форматом и оставьте план разделов отчета, который будет соответствовать поставленным задачам.
  - План должен быть логичным и последовательным, а также учитывать потенциальных читателей отчета.
  - Как правило, отчет состоит из краткого содержания, введения, выводов и рекомендаций, данных и пояснений, а также списка источников. Расширенные отчеты можно дополнить приложениями с важными данными и оглавлением, но еженедельные отчеты достаточно короткие.
  - Каждый раздел должен затрагивать один вопрос. Каждый абзац в рамках раздела описывает одну идею. Так, если раздел еженедельного отчета о продажах называется "Популярные бренды одежды для детей", то каждой модели следует уделить один абзац. Если нужно отдельно указать одежду для мальчиков и девочек, используйте подразделы (с подходящими подзаголовками) для каждого бренда, внутри которых уделите один абзац на одежду для мальчиков и один на одежду для девочек.
5. Создайте титульный лист или сопроводительное письмо. Для кратких отчетов титульный лист не требуется, но подробный отчет следует снабдить отдельным листом с указанием автора отчета и кратким описанием задачи.
  - Титульный лист отличается от краткого содержания, поскольку фактически содержит только те сведения, которые нужны для правильной регистрации и подшивки отчета.
  - В организации может существовать стандартный шаблон титульного листа для еженедельных отчетов. В таком случае следуйте установленным правилам.
  - На титульном листе следует указать название или описание отчета (например, "Еженедельный отчет о продажах"), фамилию составителя и всех соавторов, название компании, дату составления или подачи отчета.
  Часть 3
  Убедительные слова и формулировки
  1. Придумывайте грамотные заголовки и подзаголовки. Такие элементы отчета позволяют читателю быстро находить необходимые разделы и дополнительную информацию, которая поможет понять выводы и рекомендации.
    - Заголовки и подзаголовки разделов должны точно и понятно описывать содержимое.
    - Например, в еженедельном отчете о продажах можно использовать разделы "Общие тенденции в женской одежде", "Тенденции в мужской одежде" и "Популярные бренды детской одежды". Затем в рамках каждого раздела можно выделить подразделы, названия которых будут отражать четкие тенденции или названия популярных брендов.
    - Используйте единые грамматические конструкции для всех заголовков, чтобы отчет выглядел логичным и последовательным. Например, если первый заголовок сформулирован как "Лучшие товары из мужской коллекции", то следующий заголовок должен быть "Лидирующие позиции в женской одежде", а не "Показатели продаж товаров для женщин".
  2. Используйте простые и понятные предложения. Ваш отчет должен состоять из предложений со стандартной структурой "Подлежащее, сказуемое дополнение", чтобы ясно выражать ваши мысли и демонстрировать уверенность в сделанных выводах и рекомендациях.
    - Перечитайте черновой вариант и вычеркните все лишние слова. В каждом предложении найдите исполнителя действия и поместите его перед глаголом. Схематически предложения должны иметь вид "Кто делает что".
    - Избавьтесь от избыточных слов и словосочетаний вроде "на сегодняшний день", "с той целью, чтобы" или "на предмет наличия".
    - Такой стиль может показаться скучным, но перед вами не стоит задача развлечь читателя. Для отчета гораздо важнее эффективно донести ключевые аспекты и выводы.
  3. Выводы должны быть объективными и беспристрастными. В отчете нередко нужно предоставить рекомендации, но они должны основываться на фактах, а не личном мнении и ощущениях. Важно убеждать читателя неопровержимыми доказательствами и ясностью мысли.
    - Не используйте прилагательные, а также другие слова и фразы с ярко выраженной позитивной или негативной эмоциональной окраской. Сосредоточьтесь на фактах и здравом смысле.
    - Например, в отчете вы рекомендуете повысить в должности одного из менеджеров по продажам. Подкрепите свою рекомендацию фактами, которые продемонстрируют, что человек действительно заслуживает повышения, но не приводите субъективное мнение и не взывайте к эмоциям. "Алина регулярно показывает лучшие результаты, хотя работает лишь 15 часов в неделю" убедительнее, чем "Алина очень дружелюбна и всегда старается, при этом она вынуждена работать не полную неделю, поскольку присматривает за пожилыми родителями".
  4. Используйте убедительные глаголы. Если текст написан в действительном залоге, то действие в предложении выражается одним словом - глаголом. Используйте емкие и убедительные глаголы, которые четко описывают действие.
    - Желательно отдавать предпочтение простым глаголам. Например, "продавать" всегда лучше, чем "реализовывать".
    - Иногда необходимы глаголы, выражающие мыслительные процессы - думать, знать, понимать, верить, но в целом они уступают глаголам действия. Попробуйте развернуть свое утверждение и превратить его в действие. Например, вы написали предложение "Я полагаю, что в последующие месяцы показатели продаж возрастут". Разверните утверждение и очертите причины для такого предположения. Переформулируйте предложение: "Как показывает практика, в сезон праздников продажи увеличиваются. Прогнозирую, что в ноябре и декабре показатели продаж возрастут".
    - Текст должен быть ориентирован на действие. Перечитайте отчет, постарайтесь избавиться от лишних предлогов и замените избыточные слова убедительными глаголами. Например, "оказать помощь" можно заменить на "помогать", а вместо "обеспечивать защиту" скажите "защищать".
  5. Не используйте страдательный залог. Пассивная форма вычеркивает из предложения субъекта действия, а на первый план выходит объект. В некоторых ситуациях пассивный залог необходим из политических или дипломатических соображений, но чаще всего он делает текст запутанным и туманным.
    - Действительный залог позволяет подчеркнуть исполнителей действия и показывает читателю ответственных лиц. Чтобы оценить важность данного аспекта, представьте, что в газетной статье о пожаре вам попалось такое предложение: "К счастью, всех детей удалось спасти". Необходимо понять, кто же спас этих детей. Если бы предложение имело вид "Местный учитель Иван Петров несколько раз возвращался в горящее здание интерната и спас всех детей", то настоящий герой выходит на первый план.
    - Также действительный залог позволяет найти ответственного за отрицательные последствия. Фраза "Были допущены некоторые ошибки" заставит работодателя недоумевать, кто же совершил ошибки и кого следует наказать. Если это вы совершили ошибки, тогда признайте ответственность и примите последствия.
    - Обращайте внимание на глагол "быть", чтобы отыскать предложения с пассивным залогом. Если вам удалось их найти, то определите выполняемое действие и лицо, которое его совершает, после чего измените порядок слов.
  6. Используйте наглядные способы выражения данных. Схемы и графики воспринимаются намного проще и располагаются сразу после абзаца с такой информацией (особенно, если такие данные содержат большое количество цифр).
    - Выбирайте подходящие визуальные средства, которые упрощают читателю задачу и работают на цель отчета.
    - Например, используйте линейный график, чтобы показать рост продаж шерстяных пальто. Такое представление данных гораздо эффективнее таблицы с количеством единиц товара, проданного за каждый месяц, поскольку в таблице читатель вынужден держать в уме все цифры и сравнивать их между собой, чтобы обнаружить тенденции. Одного взгляда на график будет достаточно, чтобы понять суть.
    - В первую очередь человек всегда обращает внимание на визуальные элементы. Все графики и схемы должны быть четкими и аккуратными, правильно располагаться на странице. Используйте только те элементы, которые действительно подтверждают ваши выводы и рекомендации.
  7. Не используйте жаргонизмы. Каждая отрасль знаний или деятельности имеет свою неизбежную терминологию, а также модные словечки, которые часто используются в книгах и статьях. Иногда они полезны, но в большинстве случаев жаргон лишь мешает четко и грамотно выразить основную мысль.
    - Попробуйте составить список профессиональных жаргонизмов, чтобы не злоупотреблять такими словами в отчете. Завершите работу над текстом и выполните поиск по ключевым словам, чтобы заменить нежелательные лексические единицы.
    - Следует понимать, что большое количество модных словечек не покажет читателю, будто вы "в теме", а произведет обратный эффект. Директор и менеджеры часто старше рядовых сотрудников и видели на своем веку немало таких слов. Если злоупотреблять жаргонизмами, то они посчитают, что вы слишком ленивы, плохо разбираетесь в теме или просто хотите произвести впечатление.
    - Также лучше не использовать слишком сложные термины. Например, отчет по правовому спору не должен содержать чрезмерного количества юридической зауми.
  8. Исправьте все ошибки. Большое количество опечаток и грамматических ошибок лишь отвлекают читателя и создают отрицательное представление об авторе. Заранее напишите черновик отчета, чтобы у вас осталось время для работы над ошибками.
    - Выполните проверку орфографии и грамматики в текстовой программе на компьютере, однако не нужно полагаться только на автоматические исправления. Такие программы могут пропустить немало ошибок, особенно в похожих словах ("печатки" вместо "перчатки").
    - Прочитайте отчет задом наперед, чтобы найти все ошибки. Если вам близка тема отчета, то не заметить ошибку очень просто, ведь мозг может автоматически “додумывать” недостающие в тексте слова или буквы. Прочитайте задом наперед, чтобы воспринимать отдельные слова.
    - Читайте отчет вслух, чтобы заметить ошибки и стилистические недостатки. Если не удается прочитать предложение или абзац без запинки, то вероятно, что ваш текст перегружен, и читатель тоже будет сбиваться. Перепишите неудачные предложения.

ОТВЕТ:
(материал подготовлен Ведущий юрисконсультом ЗАО "СПАР РИТЭЙЛ" И.Куролесовым)

Все чаще работодатели требуют у своих сотрудников отчеты о выполненной работе, причем не важно, какую именно они выполняют работу, какие должности занимают, как долго работают в компании. И, как правило, такое право работодателя не прописывается ни в каких внутренних документах компании. Несмотря на это, работники безоговорочно составляют отчеты за месяц, за квартал, за год - в зависимости от цели их подготовки (ведь возразить работодателю крайне сложно). В статье мы поговорим о том, для чего нужен отчет о выполненной работе, кто и при каких условиях может требовать его представить, что он должен содержать, нужно ли утверждать
его форму и хранить по всем правилам.

Для чего нужен отчет?

Известно, что необходимость привлечения персонала должна быть экономически обоснованной, ведь оплата труда наемных работников для организации является статьей расходов, причем довольно существенной. Практически каждый руководитель структурного подразделения организации, подбирая через кадровую службу работников, должен обосновать перед руководством следующие важные моменты:
- штатную численность подразделения;
- фонд оплаты труда подразделения;
- организационную структуру подразделения;
- функционал работников подразделения;
- требования к кандидатам (образование, квалификацию, опыт работы, профессиональные навыки и т.п.).
Только после того как мотивированное предложение руководителя структурного подразделения о найме работников будет одобрено руководством, можно будет открывать вакансии и искать кандидатов. Однако обоснование необходимости "содержания" того или иного работника не
заканчивается после его приема на работу. А, наоборот, только начинается. Так, ему нужно будет выполнять определенный непосредственным руководителем объем работы.Надо сказать, что в редкой организации рассчитываются нормы выработки (осуществляется это обычно силами экономистов и финансистов, у которых, если они и трудятся в компании, всегда есть работа поважнее). На практике задача распределения объема работы между сотрудниками структурного подразделения, как правило, лежит на плечах руководителя подразделения, который должен действовать по принципу "каждый работник должен быть при деле". В то же время руководитель подразделения должен планировать работу своих подопечных. В свою очередь, работник, чтобы трудиться более эффективно, должен и сам планировать свое рабочее время. После того как план будет составлен и утвержден руководителем структурного подразделения в установленном в организации порядке, его необходимо придерживаться и руководителю
структурного подразделения, и подчиненным работникам. Безусловно, для учета проделанной работы как подразделения в целом, так и отдельных его работников, при сопоставлении ее с утвержденным планом возникает потребность в отчете.
Таким образом, отчет работника необходим для:
- обоснования расходов на оплату труда работников структурного подразделения;
- использования его в качестве основы с целью представления отчетов контрагентам по гражданско-правовым договорам об оказании услуг/выполнении работ силами своего персонала (в том числе договоров аутсорсинга и аутстаффинга);
- создания своего рода порядка и соблюдения дисциплины в подразделении;
- быстрого установления связи: кто из работников, когда и какую работу выполнил (например, при возникновении конфликтных ситуаций, связанных с невыполнением или ненадлежащим выполнением работником своих трудовых обязанностей).

Когда отчет обязателен?

Важно отметить, что вопрос предоставления работниками отчетов о выполненной работе законодательством регламентируется лишь в случае отправления работника в командировку.

Что касается остальных случаев, то очевидно, что следует представлять отчеты о проделанной работе в обязательном порядке лишь тем сотрудникам, в чьи трудовые обязанности это входит, т.е. у кого это прописано в трудовом договоре и/или должностной инструкции. Приведем в качестве примера выдержки из указанных документов.

Кто может требовать отчета?

Возникает вопрос: перед кем именно работник должен отчитаться? Для ответа на него важно понимать, кому непосредственно работник подчиняется. Как правило, в трудовом договоре, а также должностной инструкции (при ее наличии) эта информация указывается. Следовательно, этот епосредственный руководитель работника и имеет право требовать у него отчет. Причем он имеет право требовать отчет не только о выполнении запланированной работы, но и любой другой.
Обратите внимание: отчет работника о выполненной работе может быть положен в основу системы премирования, т.е. поощрения работников организации. Тогда его содержание может указывать на следующие показатели для назначения и выплаты премий:
- выполнение норматива;
- выполнение дополнительного объема работ в рамках должностных обязанностей работника;
- качественное и оперативное выполнение особо важных заданий и особо срочных работ, разовых заданий руководства в рамках должностных обязанностей работника и др.И наоборот: если работнику было поручено выполнить определенную работу, а он по каким-то причинам ее не выполнил, отчет поможет непосредственному руководителю выявить причины (точнее, вы сами должны ему продемонстрировать их в отчете).

Если отчет отсутствует

"А что, если работник откажется представить отчет о выполненной работе, - спрашивают порой руководители, - можно ли его за это наказать?" Теоретически можно. Статья 192 Трудового кодекса РФ предусматривает дисциплинарную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей. Соответственно, если представление отчета о выполненной работе является обязанностью работника (т.е. она закреплена в трудовом договоре и/или должностной инструкции), то за неисполнение или ненадлежащее исполнение этой обязанности работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: замечание или выговор (в зависимости от серьезности дисциплинарного проступка).

Конечно, вряд ли кто-то из работодателей на практике будет таким образом наказывать работника за то, что тот не представил к нужному времени отчет о работе. Тем более что работодателю, скорее, нужен не сам отчет, а выполнение работы. И обычно у работника, который не представил отчет по требованию работодателя, имеются проблемы не с самим отчетом, а с
выполнением порученной работы. Потому работодателю корректнее применить дисциплинарное взыскание именно за невыполнение или ненадлежащее выполнение работником своих прямых трудовых обязанностей, нежели за непредставление отчета.

Что входит в содержание отчета?

Отчет работника может содержать:

- выполненную работу (может перечисляться в количественном или процентном выражении с указанием времени выполнения работы и без такового и т.п.):
- плановую работу;
- внеплановую работу;
- Ф.И.О. и должность лица, являющегося заказчиком работы (либо наименование организации-заказчика);
- статус работы (выполнена полностью или только какая-то часть);
- результат выполнения работы (подготовлен документ, проведена встреча и т.п.);
- кому был передан результат работы;
- с кем работник взаимодействовал при выполнении работы;
- соответствует ли выполненная работа утвержденному плану;
- дату составления отчета, а также период, по итогам которого составлен отчет.
Безусловно, это лишь приблизительные составляющие отчета. Он может не быть столь подробным.

Упрощенный вариант отчета уместен в случаях, когда в организации или конкретном структурном подразделении установлена система представления работниками ежедневных отчетов. В упрощенном варианте отчет в основном содержит следующие элементы:
- Ф.И.О. и должность работника;
- структурное подразделение, где трудится работник;
- выполненная работа (плановая и внеплановая);
- дата составления отчета, а также период, по итогам которого составлен отчет.
Обратите внимание: отчет должен быть подписан работником и передан непосредственному руководителю.

Нужно ли утверждать форму отчета?

Унифицированной формы отчета работника о выполненной работе, как известно, не существует.
Во-первых, потому что законодательство не обязывает работников делать такие отчеты.
Во-вторых, у каждой организации есть свои специфика деятельности и стиль руководства. А значит, утвердить единую для всех форму отчета в принципе не представляется возможным.
Однако если в организации налажен документооборот, должным образом учитываются и хранятся документы, то вполне адекватным будет и утверждение формы отчетов работников о выполненной работе. Утвердить ее можно одним из следующих способов:
- в составе локального нормативного акта, например, инструкции по делопроизводству или положения о персонале (если работники централизованно отчитываются о проделанной работе);
- приказом (если работники только отдельных структурных подразделений занимаются этим).

Нужно ли хранить отчет?

Независимо от того, утверждена форма отчета сотрудника о выполненной работе в организации или нет, подобные отчеты подлежат хранению. Возникает вопрос, сколько времени их нужно хранить? Нормативными правовыми актами не предусмотрены правила хранения отчетов о
выполненной работе, составление которых не является обязательным. Тем не менее приведем некоторые выдержки из Перечня типовых управленческих архивных документов 2010 г.
Рекомендуем, опираясь на приведенные выше пункты Перечня, придерживаться следующих сроков хранения отчетов:
- отчета работника о выполненной им работе (кроме "командировочного") - в течение 1 года;
- сводного отчета о работе структурного подразделения - в течение 5 лет.

Эту и другие консультации по актуальным вопросам вы найдете в информационном банке "Бухгалтерская пресса и книги" системы "КонсультантПлюс".

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-33 доб. 738 . Это быстро и бесплатно!

В деловой практике широко применяется отчетность подчиненных перед руководителем, ведь это помогает поддерживать конкурентоспособность фирмы за счет индивидуальных качеств отдельных работников. Рассмотрим, как правильно написать отчет о проделанной работе, какие типы отчетов бывают и какие из них приходится писать людям разных профессий.

Отчеты в различных предприятиях

На каждом предприятии предусмотрена своя степень отчетности, которая зависит от специфики работы организации, количества сотрудников, величины предприятия и многих других факторов.

Например, составление отчета для сотрудников в детском саду предусмотрено на конец года, т. к. в документе освещаются итоги обучения и воспитания детей за весь учебный год.

Детский сад, как и другие муниципальные образовательные организации, ориентирован на программы обучения, предусмотренные Федеральным государственным образовательным стандартом (ФГОС).

Поэтому сотруднику детского сада, прежде всего, следует указать в своем отчете характеристику групп детей, программы развития (в соответствии со стандартом), успехи в обучении и дальнейшие перспективы.

Доклад о проделанной работе в другом муниципальном учреждении, например, в доме культуры, может быть составлен сотрудником за годовой период работы, за квартал, месяц и даже за отдельно проведенное мероприятие. В нем сотрудник указывает развернутую характеристику учреждения, которая даст определение последующему содержанию отчета, описывает успехи организации и ориентированность на будущие мероприятия.

Документ может быть составлен сотрудником в свободной форме с соблюдением минимальных требований к оформлению. Однако к составлению любого документа следует подходить максимально ответственно, т. к. некоторые предприятия требуют строгую форму подотчетности для соблюдения регламента в бухгалтерии. Лучше всего при составлении отчета пользоваться образцом.

Например, отчет сотрудника Совета ветеранов (добровольного общественного объединения), в первую очередь, должен включать в себя информацию об организации и количестве членов объединения (желательно указать заслуги ветеранов, объединив их в большие группы).

После вводной части следует описание работ, которые были осуществлены за указанный период, и имена должностных лиц, ответственных за организацию и проведение мероприятий.

В конце следует рассказать о достигнутых успехах и сделать общий вывод.

При составлении отчетов нельзя забывать, что в любых докладах о проделанной работе внимание уделяется не только положительным сторонам деятельности, но и отрицательным тоже. Обусловлено это тем, что знание неудач организации или отдельных работников и поиск способа решения проблем поможет скорректировать деятельность учреждения, сделав его работу более эффективной.

За различные периоды времени

Различают 4 типа отчетов по временному периоду:

Ежедневный отчет.
Еженедельный отчет.
Ежемесячный или квартальный отчет.
Годовой отчет.

Для составления ежедневного отчета лучше всего подходит формат таблицы или бланка, в котором необходимо заполнить пустые поля.

Чем меньше будет этих полей, тем лучше, потому что ежедневное заполнение одного и того же документа может отнимать у сотрудников много времени, а такая возможность есть у сотрудников не всех специальностей.

Данный тип отчетности является востребованным для профессий, требующих выполнения ежедневного плана (продавец, кассир, грузчик, перевозчик, менеджер и т. д.).

Если на предприятии предусмотрена отчетность должностного лица за неделю, то в таком случае документ нуждается в более детальной проработке, т. к. размер отчета напрямую зависит от длительности периода трудовой деятельности.

В этом случае система, предусматривающая заполнение небольших бланков, теряет свой смысл.

При составлении сотрудником доклада о проведенной работе следует уделить больше внимания каждому этапу, потому что отчет за неделю или за месяц должен содержать в себе все нюансы труда, необходимые для анализа деятельности предприятия и каждого сотрудника в отдельности.

Эта форма составления подходит для строителей, бухгалтеров, управляющих и т. д.

Годовая и квартальная отчетность, в отличие от еженедельной, не предполагает анализ каждого шага. Годовой отчет призван выполнить общий анализ проделанной работы. В документе сравниваются результат и план, выдвигаются предложения относительно того, как повысить эффективность труда.

Данный тип отчетности предусмотрен преимущественно для сотрудников образовательных учреждений. Например, воспитатели обязаны составлять отчет о проделанной работе за год в средней группе в соответствии с планом обучения. Однако годовая отчетность существует на всех типах предприятий, т. к. это способствует развитию бизнеса.

Для профессий

Сотрудник дошкольного образовательного учреждения, взаимодействующий с детьми, составляет готовой отчет, в котором подводит итоги учебного года и проводит анализ освоения детьми программы ФГОС. План отчета воспитателя о проделанной работе:

Для депутатов содержание доклада о проделанной работе зависит, прежде всего, от направленности деятельности сотрудника Госдумы.

В соответствии с этим формируется состав сведений, которые содержит документ, и его объем, соответственно, зависит от типа отчета. Доклад может быть составлен в любой форме. Общее содержание годового или квартального отчета депутата включает в себя следующие пункты:

название, максимально полно раскрывающее содержание документа;
список проведенных работ (мероприятий);
подробный анализ наиболее приоритетных направлений деятельности;
подведение итогов;
планы на период, следующий за отчетным.

Для таких профессий, как художественный или музыкальный руководитель, отчетность может носить самый разный характер, т. к. это зависит от организации, в которой работает данный сотрудник. Если это государственное образовательное учреждение, то доклады будут преимущественно годовыми или квартальными. Если с сотрудником был заключен временный трудовой договор, то, скорее всего, наниматель потребует от него отчет за проведение одного мероприятия или еженедельную отчетность с примерным содержанием:

Для офисных профессий, таких как секретарь или бухгалтер, чаще всего руководителями предусмотрена еженедельная, квартальная и иногда ежедневная отчетность ввиду сложности выполнения должностных обязанностей. При написании отчета необходимо руководствоваться должностными инструкциями, которые составляет работодатель. Если инструкции нет, то перечень должностных обязанностей можно найти в трудовом договоре. В документе следует указать количество выполненных работ и предложить несколько вариантов рационализации условий труда.

Людям, занимающим такие должности, как менеджер по персоналу, подойдет формат ежедневной отчетности, т. к. данная профессия предполагает выполнение ежедневного плана, составляемого непосредственно начальством. В качестве формы отчетности следует выбрать бланк с заполняемыми полями, где указываются:

запланированный объем работ на текущий день;
информация о выполненной работе;
причины невыполнения плана;
причины перевыполнения плана;
ФИО ответственного лица;
дата и подпись сотрудника организации.

Отчет сотрудника, связанного со сферой медицинской (старшей медсестры, врача, заведующего отделением и т. д.), чаще всего является квартальным или годовым и имеет формальное значение с примерным содержанием:

название, содержащее в себе наименование профессии составителя;
характеристика составителя;
характеристика учреждения;
характеристика отделения, в котором работает сотрудник;
перечень профессиональных обязанностей;
документы, в соответствии с которыми осуществляется профессиональная деятельность;
структура деятельности;
показатели отделения (желательно использовать формат таблицы);
повышение квалификации;
подведение итогов;
предложения по улучшению условий труда.

Документ чаще составляется в свободной форме за исключением тех пунктов, где требуется указать табличные данные.

Фев 1, 2018 zakonadmnin