Журнал учета рабочего времени: увеличение эффективности сотрудников. Для чего нужен журнал учета движения путевых листов

ВВЕДЕНИЕ

Инструкция определяет порядок ведения оперативного журнала и ведение оперативных переговоров.

1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Настоящая инструкция предназначена для оперативного персонала и определяет порядок ведения оперативного журнала и ведение оперативных переговоров.

2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Оперативный журнал – основной документ дежурного персонала всех ступеней, в котором оформляются записи оперативно-диспетчерского характера по управлению режимом работы энергетического оборудования, изменений состояния электроснабжения и электрооборудования, распоряжений руководящего технического персонала о допуске к работе и выводе оборудования в ремонт, о работе устройств защиты и автоматики, о проведенных осмотрах и выявленных нарушениях в работе электрооборудования, о выполненных переключениях по устранению аварий и нарушениях в работе электрооборудования, о работе, выполняемой в порядке текущей эксплуатации.

3 . ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

3.1 Оперативный журнал относится к документам строгого учета, должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью. На лицевой стороне обложки журнала указывается название – «Оперативный журнал» и даты начала и окончания ведения журнала. На последней странице делается запись о количестве прошнурованных листов и ставится подпись ответственного за электрохозяйство или его заместителя.

3.2 Журнал должен постоянно находиться на рабочем месте оперативного (оперативно-ремонтного) персонала. Заполненные со дня последней записи.

3.3 Ответственность за правильность и достоверность записей несет лицо, сделавшее запись в оперативном журнале.

4. СОДЕРЖАНИЕ ОПЕРАТИВНОГО ЖУРНАЛА

Каждая страница журнала должна содержать три графы.

4.1 В первой графе “Дата, время” ставится дата и время (число, месяц, год, часы и минуты) начала смены, а по окончании ее – конца смены. Далее, (в течение смены) ставится время (часы, минуты) каждого записываемого события (сообщения, распоряжения, указания, выполнения оперативного переключения и т.д.), т.е. записывается начало оперативных действий.

4.2 Во второй графе “ Содержание сообщений…” записывается должность и фамилия лица с кем ведутся оперативные переговоры, содержание сообщений, распоряжений, указаний, полученных или отданных оперативным или оперативно-ремонтным персоналом.

Дежурный персонал приемку-сдачу оформляет записью с указанием состояния (в ремонте, в резерве) схемы электроснабжения и электрооборудования, количества средств заземления и места их наложения; сведения о наличии документации, сданных ключей от помещений электроустановок, и ставится подпись сдавшего смену. Принимающий смену расписывается под подписью сдавшего смену о ее принятии с указанием времени.

4.3 В третьей графе “ Визы, замечания” делаются отметки ответственным за электрохозяйство о правильности ведения журнала. Периодически журнал должен просматриваться ответственным за элнектрохозяйство, но не реже одного раза в месяц. Все нарушения в работе оборудования должны помечаться в журнале красным карандашом.

4.4.1 Записи ведутся в хронологическом порядке, только чернилами или пастой синего, фиолетового или черного цвета и должны быть четкими, ясными, без помарок и подчисток. В случае ошибки неправильная запись берется в скобки и зачеркивается нежирной чертой (так, чтобы ее можно было прочитать), а рядом делается правильная запись. При обнаружении пропущенной записи она выполняется на свободном месте и ставится время, когда произошло фиксируемое событие. Перед записью следует отметить ”Пропущенная запись ”;

4.4.2 Запрещается делать записи на полях и между строк. Пропущенные незаполненные строки прочеркиваются ”зигзагом”;

4.4.3 В записи о наложении переносных заземлений (ПЗ), включении заземляющих ножей (ЗН) красной линией подчеркиваются слова “уст. ПЗ №…” и “вкл. ЗН, ЗЛР или ЗШР”;

4.4.4 В записи о снятии ПЗ или отключении ЗН синей линией подчеркиваются слова “снято ПЗ №…” и “отключены ЗН”, одновременно зачеркивается синей линией красная черта и предыдущая запись о наложении заземлений или включении заземляющих ножей.

4.4.5 Запрещается делать записи не имеющего прямого отношения к оперативному обслуживанию электроустановок.

4.4.6 При приемке смены в дневное время оперативный персонал докладывает диспетчеру энергоснабжения о приемке смены и о состоянии электрооборудования.

5. СОКРАЩЕНИЯ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ПРИ ВЕДЕНИИ ОПЕРАТИВНОГО ЖУРНАЛА

При ведении оперативного журнала оперативный персонал и диспетчер энергоснабжения должен руководствоваться :

6. ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ЖУРНАЛА.

6.1 При сдаче, приеме смены в оперативном журнале указывается:

– время начала (сдачи) дежурства;

– фамилия и инициалы старшего дежурного и дежурного;

– отражается отклонение схемы эл.снабжения от нормальной на момент приемки смены.

– отражается состояние всех насосных агрегатов (в работе, в резерве или в ремонте);

– указывается, где установлены переносные заземления, их номера, где включены заземляющие ножи;

– о работах, выполняемых на эл.оборудовании, в момент передачи смены по нарядам и распоряжениям;

– указания вышестоящего технического персонала по оперативной работе, передаваемого по смене;

– наличие инвентаря и защитных средств, передаваемых по смене;

– суммарное количество заземлений, установленных в электроустановке.

6.2 При нарушениях в работе оборудования и аварийных отключениях в оперативном журнале указывается:

– какие внешние признаки повреждения;

– какие выключатели отключились и включились при работе схем релейной защиты и автоматики;

– какие указательные реле при этом сработали на всех присоединениях, даже если они не имеют прямого отношения к случившемуся;

– какие действия предприняты дежурным по ликвидации последствий нарушения в работе эл. установки (отключение для снижения нагрузки, включение резервного оборудования и т.д.);

– состояние электросхемы в установившемся режиме срабатывания схем защит и автоматики и производства необходимых переключений;

– доклады о выполнении распоряжений и сообщения, принятые оперативным дежурным;

– все записи, касающиеся нарушения в работе электроустановки, должны производиться непосредственно после выполнения дежурным необходимых переключений и других действий, необходимых при нарушении нормальной работы электроустановки.

6.3 При производстве оперативных переключений в оперативном журнале отражается:

– причина проводимых переключений или по чьему распоряжению производится переключение;

– при производстве простых переключений они записываются в той последовательности, в которой производились, с отметкой о снятии и установке заземления;

– при производстве сложных переключений в журнале указывается время начала переключений и номер бланка, по которому производится переключение, а также, кто является лицом контролирующим;

– при производстве оперативных переключений по бланку переключений о снятии и установке заземлений в оперативном журнале делаются записи (отдельные).

6.4 В процессе дежурства в журнале делаются записи:

– о проводимых осмотрах оборудования и выявленных недостатках;

– о работах, выполняемых оперативным персоналом в порядке текущей эксплуатации;

– о работах, выполняемых по нарядам и распоряжениям ремонтным персоналом.

6.5 При оформлении допуска к работам по наряду в оперативном журнале делаются записи:

– о переключениях по выводу оборудования в ремонт;

– об установке заземлений;

– о допуске к работе по наряду.

При этом указывается лицо, выдающее наряд; время, номер наряда; фамилия, инициалы, квалификационная группа ответственного руководителя работ и производителя работ, а также членов бригады; установка и присоединение, на которых производятся работы и основные работы, выполняемые по наряду.

После окончания работ по наряду в оперативном журнале делается запись об окончании работ, закрытии наряда и удалении людей с места работ. Отдельно делаются запись о снятии заземлений и производимых переключениях по вводу оборудования в работу в соответствии с п.6.3 настоящей инструкции.

6.6 При производстве робот по распоряжениям, распоряжение на производство работ записывается в оперативном журнале лицом, отдавшим распоряжение, или оперативным персоналом по его указанию, принятому непосредственно или по телефону. Если распоряжение отдается самим оперативным персоналом, оно также записывается в оперативный журнал.

6.7 В оперативном журнале при этом должно быть указано: кем отдано распоряжение, содержание и место работ, категория производства работ в отношении мер безопасности, перечень технических и организационных мероприятий по обеспечению безопасного выполнения работ, время выполнения работ, фамилия, инициалы, квалификационная группа производителя работ (наблюдающего) и членов бригады.

Изменение в процессе работы состава бригады, работающей по распоряжению, запрещается.

6.8 До начала работы производитель работ принимает рабочее место и делает запись в оперативном журнале о принятии распоряжения с указанием времени начала работ за своей подписью и подписью оперативного дежурного.

После окончания работ, производитель работ выводит с места работ, совместно с лицом оперативного персонала, бригаду и проверяет рабочее место, после чего окончание работ оформляется в оперативном журнале подписями оперативного дежурного и производителя работ.

Форма ведения оперативного журнала

7. ВЕДЕНИЕ ОПЕРАТИВНЫХ ПЕРЕГОВОРОВ.

7.1. Оперативные переговоры дежурного персонала ведутся через средства диспетчерского управления, к которым относятся каналы телефонной, радиорелейной, высокочастотной и радиосвязи.

7.2. Подразделяются диспетчерские и технологические каналы связи. Под диспетчерским каналом связи понимают прямой канал между диспетчерским пунктом и энергообъектами, включаемый в диспетчерские коммутаторы только под диспетчерскую связь. Автоматизированный диспетчерский канал, включенный в АТС, обслуживает и других абонентов, но с сохранением преимуществ для диспетчера.

7.3. Оперативные переговоры ведутся дежурным персоналом, который занесен в список лиц, имеющих право ведения оперативных переговоров с соответствующим звеном диспетчерского управления.

7.4. Оперативные переговоры должны быть краткими и ясными по форме. Непонятные оперативные указания к исполнению не принимаются, С целью проверки правильности понимания оперативных распоряжений вышестоящее лицо требует их повторения и только после этого разрешает выполнять свое указание. Последующие указания даются только после подтверждения исполнения предыдущего распоряжения.

7.5. При пользовании общей телефонной сетью для оперативных переговоров нескольких лиц разных ступеней диспетчерского управления, при возникновении сомнений следует производить проверку лиц, ведущих переговоры встречным вызовом по телефону.

7.6. Все оперативные переговоры на уровне энергосистемы и предприятия записываются в оперативный журнал.

7.7. При оперативных переговорах во время производства переключений, ликвидации аварий оперативному персоналу обеспечивается первоочередная связь, в случае необходимости прерываются остальные переговоры; другим лицам запрещается пользоваться диспетчерскими каналами связи.

7.8. При оперативных переговорах дежурному персоналу категорически запрещается пользоваться сокращенными обозначениями.

8. ДЕЙСТВИЯ ПЕРСОНАЛА В АВАРИЙНЫХ, ПОЖАРООПАСНЫХ СИТУАЦИЯХ, ПРИ ПОЖАРАХ.

Немедленно извещать своего непосредственного или вышестоящего руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, происшедшем на производстве, или об ухудшении состоя­ния своего здоровья, в том числе о проявлении признаков острого профессионального заболевания (отравления).

При возникновении аварийных ситуаций, по указанию непосредственного или вышестоящего руководителя, работник принимает необходимые меры по ограничению развития возникшей аварийной ситуации и ее ликвидации.

Действия работников при пожаре:

– Оценить ситуацию (масштабы пожара, направление распространения пожара и др.);

– Оповестить людей о пожаре;

Вызвать пожарную бригаду;

– Сообщить руководству структурного подразделения;

– Приступить к эвакуации людей и материальных ценностей;

– Приступить к тушению пожара (огнетушители, пожарные гидранты, песок);

– Встретить пожарную бригаду (оказать необходимую помощь);

При незначительных возгораниях (мусорной корзины, спецодежды, тлении материалов и др.) необходимо осуществить тушение возгорания первичными средствами пожаротушения и по окончанию тушения сообщить руководителю работ (мастеру) о происшедшем.

Действия работника при несчастном случае:

– Освободить пострадавшего от действия поражающего фактора;

– Оценить состояние (наличие пульса, дыхания, внешних повреждений и др.);

– Вызвать скорую помощь и медработника;

– Оказать первую доврачебную помощь. (Искусственное дыхание, непрямой массаж сердца и т.д.);

– Дождаться бригады скорой помощи (Передать пострадавшего медикам);

– Сообщить руководству структурного предприятия;

При невозможности вызова (доставки к месту травмирования) работников скорой помощи и в случаях, когда транспортировка не влечет за собой гибель или ухудшение состояния здоровья пострадавшего необходимо принять меры по доставке пострадавшего в ближайшее медицинское учреждение.

При появлении загазованности на месте производства работ или в помещении где проводится работа работники должны одеть противогазы, покинуть место проведения работ или то помещение, в котором проводится работа, предупредить персонал, находящийся поблизости от места работ о появлении загазованности, сообщить о случившемся оператору, обслуживающему данную установку и руководителю работ. Работа может быть возобновлена только после того, как провентилируется помещение и анализы воздушной среды, проведенные специально обученным персоналом, будут в пределах нормы.

В целях быстрейшей ликвидации аварии при отсутствии в данный момент на предприятии лиц, имеющих право выдачи наряда, допускается выдача его работниками из числа оперативного персонала, имеющими квалификационную группу не ниже IV. Предоставление оперативному персоналу права выдачи нарядов должно быть оформлено письменным указанием руководителя предприятия.

Во всех случаях при работах должны выполняться все технические мероприятия, обеспечивающие безопасность работ.

Журнал учёта рабочего времени используют, чтобы отмечать прибытие и уход сотрудников, а также время и причины отсутствия на рабочем месте. Работодатели обязаны контролировать и учитывать отработанные часы, но вправе самостоятельно решить, как это делать. Приведём примерный образец журнала учета рабочего времени сотрудников. Форма такого документа произвольная.

В этой статье остановимся на заполнении журнала, в котором ежедневно отмечается время прихода, ухода и отсутствия работника на месте. Чаще всего этот документ используют вместе с табелем, заполняя табель на основе журнала.

Помните, что на основании этих документов начисляется зарплата, отпускные, командировочные, поэтому заполнять их нужно очень внимательно.

Порядок ведения журнала

Руководство может самостоятельно выбрать способ учёта отработанного сотрудниками времени: определить какие бланки и формы для этого использовать. Важно закрепить установленный порядок в учётной политике организации и строго его придерживаться.

Руководитель компании назначает ответственное лицо, которое будет следить за соблюдением трудового распорядка. В крупных организациях ответственных лиц назначают в каждом подразделении. Обязанности такого работника закрепляются в приказе или прописываются в трудовом договоре. Функция может быть возложена на любого работника - должность не имеет значения.

Фиксировать приход и уход сотрудников можно как в бумажном виде, так и в электронном - с помощью специальных компьютерных программ. Бумажные бланки продаются в типографиях, или страницы легко распечатать и оформить самим. Если политикой организации закреплено ведение такого бланка в качестве первичного учётного документа, то требования к его правильному оформлению должны быть соблюдены. Это значит, что учётную книгу нужно прошить, пронумеровать, заверить подписью руководителя и скрепить концы шнуровки печатью. Когда документ прошит и пронумерован, это защищает его от искажения данных - никто не сможет удалить или заменить листы.

При заполнении учётных реестров и бланков нельзя маскировать ошибки корректором. Неверную запись вычёркивают, ниже вносят правильную, заверяя подписью ответственного работника.

Обычно журнал учёта рабочего времени и служебных поездок включает в себя:

• порядковый номер записи;
• календарную дату;
• ФИО работника;
• время прихода на работу;
• время ухода;
• подпись сотрудника;
• сведения о служебных поездках - время ухода, прихода, цель.

Кадровая работа на любом предприятии немыслима без ведения регистрационных форм. Виды и специфика их диктуются особенностями данного предприятия и обычно определяются по усмотрению руководителя (кроме обязательных форм, например, по учету трудовых книжек и т. п.). Ведение прочих форм не является строго обязательным, но на крупных предприятиях существенно облегчает и оптимизирует работу кадровой службы.

К регистрационным формам относятся журналы учета и регистрационные книги. Обычно оформление их производится сотрудниками кадровой службы согласно тематике регистрируемых документов с учетом удобства и целесообразности. Это может быть книжное либо альбомное расположение страниц, наличие граф и колонок, необходимых именно для данного вида учета. Регистрационные формы могут существовать в виде специальных бланков, отпечатанных типографским способом (такие бланки, как правило, приобретаются предприятием) либо заполняться от руки.

Обязательными реквизитами любой регистрационной формы являются название предприятия и самой начала ее ведения, дата окончания ведения, подпись лица, назначенного ответственным за ведение. Все страницы такой книги или журнала разграфляются, нумеруются, сшиваются и заверяются печатью и подписью руководителя. Заполняются страницы ручкой черного, фиолетового либо синего цвета аккуратным почерком, без подчисток и замазываний. В случае внесения неверной записи она должна быть перечеркнута одной тонкой чертой, а ниже вносятся верные сведения. Каждое исправление должно быть заверено подписью ответственного лица с проставлением даты. При наличии графы "Примечания" сведения об исправлении вносятся туда.

Журнал учета относится к документам внутреннего пользования и не передается в другие подразделения. Хранится он у лица, которое приказом руководителя назначается ответственным за его ведение. После заполнения всех страниц журнал учета сдается в архив предприятия и хранится от 3 до 75 лет, в зависимости от принятых для различных

Примером регистрационной формы может служить журнал учета рабочего времени, который ведется на многих предприятиях, хотя его ведение по закону не является обязательным. Согласно внутреннему распорядку работники в течение рабочего дня имеют право покидать только с разрешения руководителя с указанием цели и времени отсутствия. Данный журнал учета служит средством фиксирования фактически отработанных часов. Состоит он, как правило, из нескольких граф (номер записи и ее дата, время прихода и ухода, место убытия, подпись работника).

Другим примером учетной формы является журнал учета проверок юридического лица или Он относится к типовым формам, утвержденным пр. № 141 от 30.04.2009 г. Минэкономразвития РФ и служит для внесения сведений о проверках со стороны государственных контролирующих органов. Такой журнал учета очень желательно иметь любому ИП или юридическому лицу для соблюдения законности и защиты от несанкционированных проверок. Но отсутствие данного журнала не является нарушением, проверяющие лишь зафиксируют факт отсутствия в акте проверки.

Данный журнал хранится у проверяемого лица и заполняется представителями проверяющей инстанции. Работникам проверяемой организации вносить в него записи запрещается. Лица, проводящие проверку, обязаны внести в журнал запись о ее цели, объеме и сроках и указать реквизиты того распоряжения, на основании которого производится проверка. При отказе проверяющих заполнить данные графы журнала их действия могут быть обжалованы. Записи в журнале при необходимости могут быть использованы для уточнения правомерности очередной проверки, а в случае возникновения конфликта могут служить основанием обращения в вышестоящие инстанции, вплоть до

Журнал должен быть в обязательном порядке прошит, пронумерован, скреплен печатью юридического лица и должен содержать следующие графы:

Наименование контролирующего органа;;

Даты начала проверки, ее окончания, время проведения;

Ее правовое основание;

Цель и предмет данной проверки;

Выявленные при проверке нарушения и предписания по их устранению;

ФИО, должность, подпись лица, проводящего проверку.

Взаимоотношения работника и работодателя включают в себя много нюансов, один из которых – соблюдение трудового графика. Еще при трудоустройстве будущий сотрудник понимает, что в нужное время и в обозначенные часы он должен заниматься прямыми обязанностями.

В свою очередь, работодатель оплачивает время и результат работы. Но ситуации возможны разные, в том числе и конфликтные, соответственно необходим механизм контроля ответственности подчиненных и добросовестности начальства.

Соблюдение трудового кодекса РФ максимально возможно предотвращает спорные ситуации вокруг рабочих часов.

Время, в течение которого работник должен исполнять трудовые обязанности так, как это регламентируется трудовым договором и внутренним распорядком, называется рабочим временем. Организации обязаны вести учет часов, которые фактически отрабатывает каждый сотрудник.

Закон защищает обе стороны трудового договора.

С точки зрения сотрудника, руководство не вправе принудить отрабатывать часы сверх установленного государством предела. Нормальная рабочая неделя не должна превышать 40 часов. Лимит имеют и сверхурочные работы – не более 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

Плюсом для работодателя является возможность контролировать командировки, опоздания, прогулы, больничные, отпуска подчиненных. Эти данные используются и для поощрения трудолюбивых сотрудников, и для дисциплинарных взысканий нарушителям.

! Не забывайте, что по статье 81 ТК РФ работодатель может по своей инициативе расторгнуть трудовой договор с сотрудником, если последний отсутствует на рабочем месте в течение всего рабочего дня (смены) без уважительных причин, – т. е. за прогул.

При почасовых ставках заработной платы контроль рабочего времени необходим обеим сторонам.

Контроль рабочего времени сотрудников: основные способы

В трудовом кодексе нет жесткой регламентации, каким образом работодатель должен считать отработанные часы. За контролем времени, сверхурочной работы, соблюдением рабочего графика назначается ответственный, обязанности которого указаны в трудовом договоре либо дополнительном приказе.

В России общепринятыми считаются 3 способа учета отработанного времени в сумме за конкретный период:

• ежедневный;
• еженедельный;
• ежегодный.

За основу берется промежуток, по истечении которого подводится итог. Приведенные методы не единственные, наниматель волен выбирать период по своему усмотрению.

Единственное, на что четко указывает закон, это максимальный контрольный срок суммированного учета времени – 1 год, а для работников, занятых на вредном производстве, – 3 месяца.

Чаще всего работодатель выбирает способ в зависимости от рабочего графика сотрудника. Поясним: ежедневный учет затрудняется, если подчиненные работают посменно сутками. При работе вахтовым методом может возникнуть ситуация, когда за один период – например, месяц – выходит переработка, а за другой количество рабочих часов снижается.

В таком случае работодатель применяет суммированный учет рабочих часов и уже в увеличенном отчетном периоде – например, за квартал – излишков быть не должно.

Из-за возможных переработок в разных промежутках времени сотрудник при устройстве на работу должен четко понимать, график укладывается в нормальную рабочую неделю (40 часов) или по отношению к нему применят суммированный учет времени.

Это ключевой пункт в условиях трудового договора, и в случае его изменения наниматель обязан известить подчиненного.

Что такое сдельная система оплаты труда и как рассчитать зарплату при таком способе оплаты – читайте

Ведение журнала учета рабочего времени

И в организациях с многочисленным штатом сотрудников, и в небольших фирмах часто принято фиксировать фактическое время прихода сотрудника на работу и время ухода. Данные вносятся в журнал учета рабочего времени.

Обозначим сведения, которые содержатся в документе:

1) порядковый номер;

3) ф. и. о. и занимаемая должность сотрудника;

4) время, когда подчиненный пришел на работу;

5) время ухода с работы;

6) подпись сотрудника;

7) количество отработанных часов;

8) комментарии, необходимые, если сотрудник опоздал либо не полностью отработал день (смену).

Образец журнала учета рабочего времени с пустыми графами для внесения конкретных данных по предприятию:

В зависимости от конкретной организации и особенностей труда пункты могут варьироваться. Неизменным останется подсчет количества отработанных часов, что и контролирует работодатель.

Журнал учета рабочего времени – образец заполнения по предприятию:

Способы ведения журнала

Закон не устанавливает точного бланка для журнала учета рабочих часов, а предоставляет некую свободу нанимателю, поэтому возможно 2 варианта.

Ручная версия предусматривает наличие специальной книги, часто с возможностью прошнуровки. По мере надобности записи заносятся ответственным сотрудником. В ряде организаций с наличием «бумажного» журнала каждый сотрудник самостоятельно вносит время прибытия/убытия и подтверждает данные личной подписью.

Приобрести подготовленный журнал можно в типографиях, в твердом или мягком переплете, с необходимыми графами и количеством страниц. Аналогично покупной книге работодатель может распечатать подготовленные на ПК бланки и подшить последние в папке.

Электронная версия документа определена выбором программного обеспечения. Спектр начинается с простейшего ПО, в которую данные заносятся вручную.

Но и в этой программе предусматривается формирование автоматической отчетности. Кроме экономии сил и времени ответственного, работодатель получает выборку по конкретным параметрам, таким как сверхурочная работа или отпуска и больничные.

Более сложное ПО предполагает автоматическую регистрацию времени входа и выхода сотрудника с работы. Реализуется это с помощью индивидуальных карт доступа и электронных замков (контроллер регистрации или турникет).

Данные, поступающие на считывающие устройства, систематизируются и напрямую передаются в бухгалтерские программы (такие как 1С) для расчета зарплаты. Такое ПО имеет еще одну функцию – разделение доступа сотрудников по разным отделам организации. При всех достоинствах присутствует недостаток – высокая стоимость программы и сопутствующего оборудования.

Еще один вид электронных систем, которые распространяются в крупных городах, - биометрический контроль сотрудников. Заключается метод в использовании отпечатка пальца как пропуск на работу .

Как правильно вести журнал регистрации приказов по основной деятельности и для чего необходим этот документ, вы можете узнать

Табель учета рабочего времени

Итак, как уже уточнялось выше, работодатель обязан считать, сколько часов фактически отработал сотрудник. Но при этом журнал учета рабочего времени, где фиксируется время прихода и ухода подчиненного, необязателен. Каким образом тогда государство контролирует соблюдение ТК?

Правительство утвердило специальный документ, на основании которого производится учет отработанных часов, расчет выплат сотрудникам и составление отчетности по труду, - табель рабочего графика (или табель учета рабочего времени). Этот документ составляется на основе данных журнала и является обязательным и унифицированным для организаций.

На основании договора при устройстве на работу каждому работнику выделяется табельный номер, который в дальнейшем фигурирует в таких документах, как например, личное дело и расчетный лист

Указанный номер сохраняется за сотрудником даже при смене отдела или должности, а после увольнения остается свободным еще в течение трех лет. В соответствии с индивидуальным номером в табель вносится информация о каждом сотруднике.

Принято две стандартные формы ведения табеля учета графика, утвержденные Госкомстатом в 2004 году. При ручном методе заполнения документа используется форма Т-12, если организация установила турникет – форма Т-13. По перечню пунктов обе формы схожи, поэтому содержание документа обозначим на примере версии Т-12.

Заполнение табеля начинается вверху страницы, где указывают названия организации и структурного подразделения, к которому относится документ. Следом вносятся даты отчетного периода и дата составления.

Ниже в виде таблицы отслеживается результат работы каждого сотрудника за отчетный период – рабочие дни, пропуски, итоговое количество часов. Специальная кодировка в ячейках указывает на причину неявки на работу.

Возможно два варианта заполнения дней:

• отметки о явках и неявках (этот способ проиллюстрирован ниже);
• отметки только о пропусках, остальные дни считаются отработанными в полном объеме.

Отдельной графой учитываются сверхурочные, ночные часы, работа в праздничные и выходные дни .

Форма Т-12 дополнена вторым разделом – «Расчет с персоналом по оплате труда», который заполняется сотрудниками бухгалтерии.

Узнать, как вести журнал регистрации входящих документов и скачать образец бланка, вы можете

Даже если оформление документа происходит на ПК, итоговая версия идет на печать, и ее должны завизировать составивший сотрудник, руководители подразделения и организации. В ряде случаев вместо директора компании подпись ставит сотрудник кадровой службы. Готовая отчетность хранится один год.

На форумах для кадровиков и бухгалтеров эксперты разбирают тонкости внесения информации в документ.

Табель учета рабочего времени – скачать бланк в формате excel, вы можете по этой ссылке.

Государственный контроль

Внимательность, с которой сотрудники подходят к ведению журнала и табеля учета графика, связана с тем, что эти документы - основание для выплаты заработной платы, отпускных либо других пособий работнику, как следствие – основание для отчислений в налоговые органы. Некорректно составленный табель, кроме нарушения выплат подчиненным, говорит о неверном контроле доходов и расходов организации.

Кроме налоговиков, ФСС проверяет табель с целью убедиться в корректности начисления пособий по нетрудоспособности (на основании больничного или в отпуске по уходу за ребенком). Фонд социального страхования РФ, Федеральная инспекция труда и другие органы вправе потребовать табель у руководства организации.

Отсутствие документа - грубое нарушение трудового законодательства и ведет к административной ответственности (штраф в размере от 10 тыс. р.). В случае если возникает спорная ситуация по начислению пособий и зарплат, нарушения в ведении табеля учета графика суд рассмотрит как основание к взысканиям с организации.

В заключение стоит отметить, что ведение журнала учета рабочих часов хоть и необязательно, но приносит пользу.

Сведения, учтенные в документе, помогают при ведении официальной отчетности и контроле трудовой дисциплины.

Современные автоматизированные способы контроля предполагают, что руководству не придется нанимать отдельного подчиненного для выполнения этих обязанностей.

Больше информации о том, как заполнить табель учета рабочего времени в электронном виде, содержится в следующей пошаговой видео-инструкции:

О том, что понимается под работой в условиях ненормированного рабочего дня, мы рассказывали в нашей . А обязательно ли вести учет ненормированного рабочего времени и по какой форме это нужно делать?

Вести ли учет ненормированной работы?

Напомним, что в общем случае работа в условиях ненормированного рабочего дня дополнительной оплате не подлежит. За такой особый режим работы ТК РФ предусматривает предоставление работнику . При этом предоставление этого отпуска не зависит от времени фактической ненормированной работы (п. 3 Письма Минтруда от 18.08.2017 № 14-2/В-761 , Письмо Роструда от 24.05.2012 № ПГ/3841-6-1). Для получения права на отпуск достаточно лишь того факта, что работнику ненормированный рабочий день установлен.

Казалось бы, раз фактическое время работы в условиях ненормированного рабочего дня не влияет ни на порядок оплаты труда такого работника, ни на порядок предоставления ему дополнительного отпуска, учет ненормированного рабочего времени можно не вести.

Однако ТК РФ содержит требование, чтобы работодатель в обязательном порядке вел учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

И для времени, отработанного в условиях ненормированного рабочего дня, исключение не предусмотрено.

Более того, если такой учет не вести, это может быть расценено как нарушение трудового законодательства, за которое предусмотрены штрафы (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• на руководителя, а также работодателя-ИП - от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
• на организацию - от 30 000 рублей до 50 000 рублей.

Составляем журнал учета рабочего времени

ТК РФ не содержит указания, по какой форме вести журнал учета ненормированного рабочего времени. Поэтому работодатель решает сам, в каком виде такой учет вести.

Это можно делать, например, в том же табеле учета рабочего времени, в котором ведется учет «обычной» работы. Скажем, в унифицированной форме № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или в форме № Т-13 «Табель учета рабочего времени» (